Lý do các doanh nghiệp không thể thiếu máy hủy giấy trong văn phòng

Máy hủy tài liệu là thiết bị quen thuộc trong nhiều văn phòng. Xét về độ quan trọng của máy hủy tài liệu, nhiều người lại cho rằng không cần thiết vì tự tin vào mức độ bảo mật tài liệu và giấy tờ của cơ quan. Tuy nhiên, không ai có thể đảm bảo những tài liệu bí mật nguyên vẹn sẽ không bị rò rỉ, một sự hủy bỏ hoàn toàn sẽ an toàn cao hơn. Hãy cùng Nguyễn Kim đến ngay bài viết sau đây để hiểu rõ hơn về những vai trò cần thiết của máy cắt hủy giấy nhé!

Bảo mật thông tin

Đối với một bản in sai, bạn thường không mấy bận tâm mà cho ngay vào sọt rác. Điều này là một hiểm họa vì những tờ giấy tưởng chừng là rác đó lại đôi khi mang trong mình bí mật của công ty và dễ dàng bị đối thủ tìm thấy được.

Tài liệu mật nếu không tiêu hủy hoàn toàn sẽ trở thành mầm họa cho doanh nghiệp và máy hủy giấy sẽ giúp bạn xử lý sạch sẽ

Tài liệu mật nếu không tiêu hủy hoàn toàn sẽ trở thành mầm họa cho doanh nghiệp và máy hủy giấy sẽ giúp bạn xử lý sạch sẽ

Các bảo mật thông tin hay báo cáo tài chính nếu xác định không cần sử dụng, thì nên hủy ngay lập tức để ngăn chặn nguy cơ bị đánh cắp bởi những người có ý đồ xấu. Và máy hủy giấy sẽ giúp bạn “xóa bỏ” triệt để tất cả những mối nguy hiểm này với các chức năng cắt giấy theo kiểu vụn hoặc mảnh, đảm bảo những chi tiết nội dung của tài liệu không thể định đạng lại được nữa.

Tuân thủ pháp luật

Hiện nay, nhà nước đã ban hành những điều luật quy định việc bảo vệ dữ liệu cá nhân cũng như thông tin quan trọng. Do đó, một chiếc máy hủy giấy để xử lý những dữ liệu nhạy cảm được coi là trách nhiệm của mỗi doanh nghiệp hay cá nhân.

Hoàn thành trách nhiệm bảo vệ dữ liệu đơn giản hơn với máy hủy giấy

Hoàn thành trách nhiệm bảo vệ dữ liệu đơn giản hơn với máy hủy giấy

Tạo sự ngăn nắp

Số lượng giấy tờ không cần thiết quá lớn sẽ khiến khắp mọi ngóc ngách trong văn phòng bị chiếm dụng để cất trữ. Điều này đã đủ chứng minh sự cần thiết của chiếc máy hủy giấy để giúp giảm bớt những rắc rối từ tài liệu, mang đến sự ngăn nắp và tạo không gian rộng rãi hơn cho văn phòng.

Văn phòng trở nên ngăn nắp hơn, không còn sự ngổn ngang của những tập tài liệu không sử dụng

Văn phòng trở nên ngăn nắp hơn, không còn sự ngổn ngang của những tập tài liệu không sử dụng

Giúp giảm số lượng thùng rác và số lần đổ rác

Một ngày bạn không thể đếm được số lần vứt rác vì quá nhiều, điều này phần nào gây ảnh hưởng đến tiến độ làm việc. Thay vì vứt rác thông thường, hãy thử loại bỏ qua máy hủy giấy với các vụn giấy được xắt nhỏ giúp giảm diện tích lưu trữ của thùng chứa tối ưu và không cần đổ rác thường xuyên nữa.

Bên cạnh những chiếc máy hủy giấy thông thường, hiện nay nhiều nhà sản xuất còn tạo nên máy hủy tài liệu có khe hủy khác chuyên dụng để cắt, hủy các loại thẻ cứng, card, CD. Do đó, để tăng tính bảo mật, doanh nghiệp nên chọn loại hủy tài liệu đa năng thay vì chỉ là máy hủy giấy.

Thiết bị văn phòng này có thể hủy đồng thời từ 5 – 35 tờ (tùy vào từng dòng máy). Giấy sẽ được cắt vụn thành mảnh nhỏ và thậm chí bạn không cần gỡ ghim giấy trước khi hủy. Thùng chứa vụn giấy ở máy hủy cắt giấy khá lớn, thông thường từ 25 – 30 lít nên bạn hoàn toàn có thể yên tâm sử dụng cho nhiều lượt mới phải đổ rác một lần.

Bài viết được xem nhiều nhất

khuyến mãi đang diễn ra