Scan là gì? Cách scan giấy tờ nhanh chóng và đơn giản nhất

2 tháng trước -

Quá trình scan giấy tờ thông qua máy quét là một phương pháp tiện lợi để chuyển đổi các bản cứng thành các file hình ảnh kỹ thuật số, mang lại lợi ích về tiết kiệm không gian, dễ dàng truy cập và chia sẻ thông tin, cũng như bảo vệ tài liệu quan trọng. Qua bài viết hôm nay, Nguyễn Kim sẽ giúp bạn tìm hiểu kỹ hơn về định nghĩa scan là gì.

Scan là gì?

Scan là gì? Đây là quá trình chuyển đổi dữ liệu từ giấy tờ, tài liệu hoặc hình ảnh trên giấy thành dạng kỹ thuật số để lưu trữ trên máy tính, điện thoại. Điều này được thực hiện bằng cách sử dụng máy quét, máy in có tính năng scan hoặc ứng dụng scan trên smartphone.

Máy quét hoạt động tương tự như máy photocopy, thu thập hình ảnh điện tử từ giấy bằng cách đo độ sáng phản xạ và chuyển đổi nó thành thông tin số hóa.

Quá trình scan giấy tờ giúp chuyển đổi tài liệu bản cứng thành các file "ảo" trên máy tính và có thể sử dụng phần mềm nhận dạng ký tự quang học (OCR) để chuyển đổi thành văn bản có thể chỉnh sửa.

Scan giúp chuyển đổi tài liệu dạng thành dạng thông tin kỹ thuật số
Scan giúp chuyển đổi tài liệu dạng thành dạng thông tin kỹ thuật số (Nguồn: Internet)

Chức năng của scan

Bên cạnh thắc mắc scan nghĩa là gì, nhiều người cũng tìm hiểu về vai trò và công dụng của quá trình scan. Cụ thể, việc thực hiện scan có thể mang lại một số lợi ích nổi bật như sau:

Lưu trữ tài liệu quan trọng

Sao lưu và bảo quản tài liệu quan trọng là rất cần thiết để đảm bảo rằng thông tin có sẵn khi cần đến và để tránh mất mát dữ liệu. Scan tài liệu là một phương pháp hiệu quả để thực hiện việc này.

Bằng cách sử dụng máy scan, bạn có thể chuyển đổi các tài liệu thành dạng kỹ thuật số, giúp tiết kiệm chi phí in ấn và giảm nguy cơ lạc mất những thông tin quan trọng.

Thông qua việc số hóa tài liệu bằng máy scan là cách hiệu quả và nhanh nhất để lưu trữ, quản lý và tìm kiếm thông tin.

Công dụng của scan là gì là thắc mắc chung của nhiều người
Công dụng của scan là gì là thắc mắc chung của nhiều người (Nguồn: Internet)

Đảm bảo về độ bảo mật thông tin

Việc scan và lưu trữ thông tin ở dạng kỹ thuật số, kết hợp với biện pháp bảo mật như cài đặt mã truy cập sẽ giúp đảm bảo tính an toàn của thông tin một cách tối ưu nhất.

Khi tài liệu đã quét có thể được lưu dưới dạng tài liệu PDF, giúp đảm bảo mức độ bảo mật cao cho hình ảnh được scan. Điều này giúp bảo vệ những thông tin quan trọng và đảm bảo rằng chỉ những người có quyền truy cập mới có thể xem và chỉnh sửa dữ liệu.

Bảo mật thông tin quan trọng hiệu quả bằng scan dữ liệu
Bảo mật thông tin quan trọng hiệu quả bằng scan dữ liệu (Nguồn: Internet)

Giúp tìm kiếm tài liệu dễ dàng và nhanh chóng

Công dụng của scan là gì? Việc chuyển đổi tài liệu sang dạng file trong máy tính mang lại sự tiện lợi trong việc trao đổi và chia sẻ thông tin. Hiện nay, các loại máy scan đã được cải tiến để người dùng có thể dễ dàng chia sẻ tài liệu thông qua Email, công cụ đám mây hoặc các ứng dụng từ bên thứ ba.

Điều này cho phép người dùng truy cập thông tin từ xa, bất kể thời gian và địa điểm, mà không cần có mặt tại văn phòng. Qua đó, mang đến sự thuận tiện và linh hoạt cho người dùng, giúp họ dễ dàng truy cập và quản lý tài liệu ở bất cứ đâu.

Tiết kiệm không gian cho văn phòng

Một trong những ưu điểm đáng chú ý của máy scan là kích thước nhỏ gọn, nên thiết bị này không chiếm quá nhiều không gian trong văn phòng. Giúp tiết kiệm diện tích và không gian làm việc.

Hơn nữa, có những máy in có tích hợp chức năng scan và copy, giúp người dùng tiết kiệm không chỉ diện tích mà còn tiền bạc cũng như công sức. Nhờ tính năng được tích hợp này mà người dùng có thể thực hiện nhiều công việc khác nhau, từ in ấn, sao chép cho đến quét tài liệu chỉ trong một thiết bị duy nhất.

Một số loại máy scan tích hợp nhiều chức năng nên giúp tiết kiệm không gian làm việc
Một số loại máy scan tích hợp nhiều chức năng nên giúp tiết kiệm không gian làm việc (Nguồn: Internet)

Cải thiện hiệu suất làm việc

Một trong các điểm khác biệt giữa scan và chụp ảnh đó là máy scan giúp tài liệu được lưu trữ một cách linh hoạt hơn. Điều này giúp cải thiện hiệu suất làm việc và tiết kiệm thời gian cho nhân viên.

Thay vì phải tìm kiếm trong các ngăn tập tin hoặc hệ thống lưu trữ vật lý, người dùng có thể tìm kiếm và truy cập các tài liệu số hóa chỉ bằng vài cú nhấp chuột. Điều này giúp nhân viên dễ dàng xử lý các công việc khác mà không mất nhiều thời gian và công sức trong việc tìm kiếm thông tin.

Khôi phục tài liệu đã bị mất/xóa

Lợi ích khác của scan là gì? Khi tài liệu gốc bị mất, việc scan và lưu trữ tài liệu trên các nền tảng lưu trữ đám mây như Google Drive, Dropbox,... có thể giúp bạn khôi phục lại dữ liệu bị mất một cách nhanh chóng.

Bằng cách sử dụng bản sao điện tử của tài liệu, bạn có thể truy cập và khôi phục những thông tin đã mất một cách dễ dàng từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối Internet.

Scan giúp khôi phục lại những tài liệu đã bị mất nhanh chóng
Scan giúp khôi phục lại những tài liệu đã bị mất nhanh chóng (Nguồn: Internet)

Hướng dẫn các bước scan giấy tờ bằng máy scan

Ngoài tìm kiếm thông tin về scan là gì, người dùng cũng thắc mắc về các bước scan giấy tờ bằng máy scan. Cụ thể, cách scan trên máy tính cũng không quá phức tạp như bạn nghĩ, hãy cùng xem qua các bước dưới đây:

Bước 1: Đặt tài liệu vào máy scan

Để quét tài liệu, bạn cần kết nối máy tính với máy scan. Tiếp theo, bạn cần mở nắp máy scan rồi đặt hình ảnh hoặc tài liệu cần quét lên mặt kính và đảm bảo thông tin đó được định vị chính xác.

Thông thường, máy scan sẽ có các đánh dấu như mũi tên hoặc số 0 để chỉ vị trí đặt tài liệu. Bạn hãy áp sát hình ảnh hoặc tài liệu vào mặt kính để quét một cách hiệu quả. Thao tác này đảm bảo cho tài liệu được quét đúng và có chất lượng cao.

Đặt tài liệu vào bên trong máy scan và định vị sao cho đúng vị trí
Đặt tài liệu vào bên trong máy scan và định vị sao cho đúng vị trí (Nguồn: Internet)

Bước 2: Điều chỉnh cài đặt máy scan trên phần mềm scan

Để cài đặt máy scan trên phần mềm scan, bạn cần thực hiện các bước sau:

  • Mở phần mềm scan.
  • Tùy chỉnh các thiết lập scan tài liệu theo ý muốn (chọn chế độ trắng/đen, màu sắc, kích thước bản scan và các thiết lập khác).
  • Sau đó, bạn có thể nhấn nút scan trên máy scan hoặc trên phần mềm scan để bắt đầu quá trình scan.
  • Sau khi quá trình scan hoàn tất, phần mềm scan sẽ hiển thị một số tùy chọn cho bạn để điều chỉnh tài liệu đã được scan (xoay ảnh, chỉnh sửa kích thước ảnh/tài liệu).
  • Bước cuối, bạn có thể lưu tài liệu theo định dạng file mong muốn hoặc định dạng mặc định.
Chỉnh sửa kiểu scan tài liệu theo ý muốn của bạn
Chỉnh sửa kiểu scan tài liệu theo ý muốn của bạn (Nguồn: Internet)

Bước 3: Chỉnh sửa tài liệu

Sau khi hoàn thành quá trình scan tài liệu, bạn có thể sử dụng các phần mềm chỉnh sửa tài liệu như Adobe Acrobat để thực hiện các thao tác chỉnh sửa theo ý muốn.

Bên cạnh đó, bạn còn có thể chuyển đổi file đã scan thành định dạng PDF hoặc tổng hợp nhiều tài liệu khác nhau thành một file duy nhất.

Ngoài ra, phần mềm chỉnh sửa cũng cung cấp các công cụ để chỉnh sửa hình ảnh trong tài liệu. Bạn có thể tăng độ sáng, giảm độ nhòe, làm rõ nét và thực hiện các chỉnh sửa khác nhằm cải thiện chất lượng của tài liệu.

Người dùng có thể sử dụng phần mềm chỉnh sửa tài liệu đã scan sau đó
Người dùng có thể sử dụng phần mềm chỉnh sửa tài liệu đã scan sau đó (Nguồn: Internet)

Trên đây là thông tin về scan là gì và các thao tác trên máy scan đơn giản cần biết. Việc scan tài liệu không chỉ giúp nâng cao hiệu suất công việc mà còn hỗ trợ bảo mật thông tin tốt hơn. Đừng quên theo dõi blog của Nguyễn Kim để tìm hiểu thêm về một số thao tác công nghệ khác nhé!

Nếu bạn muốn được tư vấn thêm về những dòng [TÊN SẢN PHẨM] hiện đang có tại Nguyễn Kim, hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua những kênh sau đây để được hỗ trợ nhanh nhất:

Hotline: 1800 6800 (miễn phí)

Email: nkare@nguyenkim.com

Chat: Facebook NguyenKim (nguyenkim.com) hoặc Website Nguyenkim.com

Trung tâm mua sắm Nguyễn Kim trên toàn quốc

Có thể bạn cũng thích